Success story – Pratia

Implementation in pratia

Jak sprawnie zarządzać badaniami w organizacji typu SMO?

Stawiając na digitalizację procesów organizacyjnych.

100%

Remote supervision

up to 25% more procedures

recognized than before

6

Countries implemented

Opinia ośrodka:

„Głównym wyzwaniem takiej organizacji jak Pratia zrzeszającej ponad 90 ośrodków w 6 krajach prowadzących przeszło 600 rocznie badań klinicznych było ustandaryzowanie procesów związanych z pozyskiwaniem zarzadzaniem i monitorowaniem badań klinicznych. Analizowaliśmy wiele rozwiązań dostępnych na rynku ale zdecydowaliśmy się na wybór hyggio ponieważ pozwolił nam na sprawne wdrożenie elektronicznej dokumentacji źródłowej, która jednocześnie umożliwia remote monitoring prowadzonych projektów. System jest stworzony aby zarządzać międzynarodowymi projektami w wielu krajach i wielu ośrodkach jednocześnie. Wdrożenie hyggio przełożyło się także na poprawę procesów zarzadzania jakością, ponieważ głównym celem Pratii było działanie w metodologii <i>act locally, think globally</i>, tj. chcieliśmy ustandaryzować podstawowe i najważniejsze procesy związane z prowadzeniem i zarzadzaniem jakością badan klinicznych jednak chcieliśmy pozostawić dużą swobodę i dowolność na poziomie krajów jeśli chodzi o specyfikę pracy. Było to możliwe właśnie dzięki implementacji technologii hyggio.

Nie mniej ważnym elementem wdrożenia była również cala cześć zarządczo finansowa, która w czasie rzeczywistym umożliwia śledzenia wszelkiego rodzaju danych związanych z postępem prowadzonych projektów oraz rozliczaniem projektów globalnych i lokalnych ze Sponsorem, CRO oraz całym zespołem badawczym. „

Tomasz Dąbrowski

Prezes Zarządu Pratia S.A.

Ośrodek:

Pratia to największa, niezależna sieć ośrodków badawczych (SMO) w całej Europie posiadająca ponad 90 ośrodków w 6 krajach europejskich, która rocznie prowadzi ponad 600 aktualnie trwających projektów badań faz I-IV realizując ponad 200 wizyt każdego dnia.

Ponad połowa z tych projektów to bardzo skomplikowane badania onkologiczne

Share this story

Challenge

Największym wyzwaniem Pratii była reorganizacja złożonych procesów związanych z dynamicznym rozwojem dotychczasowych oraz nowych ośrodków w Polsce i za granicą. Pratia nigdy wcześniej nie przechodziła tak międzynarodowej transformacji, która sięgałaby wszystkich szczebli organizacji, od koordynatorów po całą strukturę zarządczą. Organizacja dostrzegała jednak potrzebę zmian, a sami decydenci wykazywali czynną chęć dążenia do doskonałości w aspekcie jakości czy wydajności prowadzonych badań. Niebagatelnym wyzwaniem było także zapanowanie nad przepływem finansów we wszystkich ośrodkach gdzie standardy organizacyjne nie były jeszcze ujednolicone.

Sam aspekt organizacyjny także nie należał to najprostszych – należało przeszkolić i wdrożyć setki osób pracujących w różnych lokalizacjach, na różnych szczeblach organizacji i cechujących się różnym poziomem znajomości rozwiązań technologicznych.

Globalna sytuacja pandemiczna wykreowała jeszcze jedno wyzwanie, z którym przyszło nam się zmierzyć. Był to remote monitoring danych z ośrodków w okresie gdy wszystkie wizyty monitorujące zostały całkowicie wstrzymane lub znacznie ograniczone.

SOLUTION

Wdrożenie tak złożonej organizacji wymagało szczególnego podejścia. Pierwszym etapem prac była długotrwała analiza, która pozwoliła nam określić jaki zakres funkcjonalności jest niezbędny do wdrożenia naszego rozwiązania w Pratii. Taki model zakładał cykliczne warsztaty z przedstawicielami naszego zespołu oraz kluczowymi osobami (tzw. Właścicielami obszarów biznesowych), które były specjalistami w danym obszarze biznesowym. Warsztaty pozwoliły nam określić, a także uwspólnić zakres oczekiwań Pratii od systemu Hyggio.

Ze względu na złożoność i unikalność potrzeb biznesowych, równolegle do cykli warsztatów zostały rozpoczęte prace deweloperskie, dzięki którym Hyggio rozwijało się o kolejne funkcjonalności. Cyklicznie zdefiniowany wcześniej zespół kluczowych osób akceptował wydawane funkcjonalności, które następnie były testowane w szerszej grupie odbiorców – od koordynatorów po managerów.

Każda aktualizacja Hyggio wymagała od nas ponownych audytów bezpieczeństwa i walidacji całego rozwiązania pod kątem zgodności z wytycznymi FDA, EMA czy RODO.

 

Gdy prace rozwojowe Hyggio dobiegły końca wydawało się, że jesteśmy na końcu drogi. Nic bardziej mylnego.

Akceptacja wszystkich funkcjonalności biznesowych Hyggio była kolejnym, ogromnym kamieniem milowym, który pozwolił nam posunąć się na przód. Tym razem widzieliśmy już ostateczny cel – uruchomienie Hyggio we wszystkich ośrodkach Pratii (w 6 krajach) dla codziennej pracy wszystkich pracowników.

Procesy szkoleniowo-wdrożeniowe podzieliliśmy na dwa podetapy. Pierwszy z nich skoncentrowany był wokół osób technicznych, które odpowiedzialne były za migrację danych i konfigurację ośrodków w taki sposób by odpowiadało to bieżącym potrzebom operacyjnym Pratii.

Drugi z nich dotyczył bezpośrednio obszaru biznesowego, m.in.. koordynatorów, rejestracji medycznej, pielęgniarek, lekarzy, managerów. W związku z faktem, że zespół biznesowy znajdował się w 6 krajach postanowiliśmy, że zostaną wydzielone dwa niezależne procesy szkoleniowe – jeden w języku polskim, a drugi po angielsku. Sam podział nie był wystarczający do prowadzenia efektywnych szkoleń, dlatego zdecydowaliśmy się wdrożyć tzw. Model ‘trenerzy dla trenerów’. Taki model zakładał, że każdy z ośrodków wyznaczy 1-3 przedstawicieli, którzy zostaną szczegółowo przeszkoleni z Hyggio i będą pośrednikami w komunikacji między pozostałymi członkami zespołów, a specjalistami Hyggio. Taki proces znacznie usprawnił nam wymianę potrzeb i procesy reagowania na zapytania wszystkich użytkowników. Zdaliśmy sobie sprawę, że szkolenia pośrednie wymagają uzupełnienia o dodatkowe spotkania – równolegle do szkoleń ‘trenerów’ zdecydowaliśmy się uruchomić cykliczne webinary, podczas których nasi specjaliści prezentowali kolejne funkcjonalności Hyggio i na żywo odpowiadali na pojawiające się pytania.

RESULTS

4-miesięczny okres I-etapu wdrożenia zakończył się sukcesem.

Bezpośrednio w procesy uruchomienia Hyggio w Pratii zaangażowanych było ponad 10 specjalistów naszego zespołu, a także wszyscy (!) pracownicy ośrodków. Nie udałoby się to bez odgórnej komunikacji i bieżącej współpracy między wieloma obszarami biznesowymi.

Pratia ustandaryzowała dane we wszystkich ośrodkach badawczych w Polsce i za granicą, co umożliwiło im wdrożenie nowych, lepszych procesów zarządzania jakością prowadzonych badań. Ujednolicone dane pozwoliły na lepszą kontrolę operacyjną wszystkich placówek badawczych. Efekty były widoczne już po pierwszym kwartale – Pratia zakontraktowała 25% więcej procedur dodatkowych, które wcześniej były omyłkowo pomijane.

Wdrożenie finansów umożliwiło sprawne zarządzanie polityką finansową na obszarze 6 krajów – każdego dnia, aktualne wyniki finansowe są przekazywane automatycznie do odpowiednich osób.

Hyggio umożliwia dziś Pratii w 100% zdalną kontrolę nad całą siecią ośrodków we wszystkich krajach i ich bieżącą pracą operacyjną we wszystkich obszarach – od rekrutacji, przez aktualnie toczące się badania, po detaliczny kontrolling finansowy.

Jako wyraz obustronnego podziękowania za sukces wdrożenia, Pratia zyskała status Launching Partner Hyggio.

 

To jednak nie koniec pracy.

Pratia wchodzi w 2 etap wdrożenia Hyggio – uruchomienia pełnej, elektronicznej dokumentacji źródłowej we wszystkich swoich ośrodkach.

What people are saying

Ready to boost your clinical trials?
Get in touch.​